كيفية كتابة خطاب طلب: 13 خطوة

جدول المحتويات:

كيفية كتابة خطاب طلب: 13 خطوة
كيفية كتابة خطاب طلب: 13 خطوة

فيديو: كيفية كتابة خطاب طلب: 13 خطوة

فيديو: كيفية كتابة خطاب طلب: 13 خطوة
فيديو: الطريقة الصحيحة لكتابة الخطاب 2024, مارس
Anonim

في مرحلة ما ، يتعين على معظم الناس كتابة رسالة يطلبون فيها شيئًا. سواء كانت مساهمة خيرية ، أو فرصة لإجراء اختبار فائت ، أو لقاء مع خبير في مجالك ، أو وثيقة تحتاجها لتقرير تكتبه ، فإن أسلوب كتابة هذه الرسائل يظل كما هو. اتبع هذه التعليمات لجعل خطاب طلبك أكثر احترافية وإقناعًا.

خطوات

جزء 1 من 3: التحضير للكتابة

اكتب خطاب طلب الخطوة 1
اكتب خطاب طلب الخطوة 1

الخطوة الأولى: اجمع الأفكار الأكثر أهمية

لكتابة خطاب تغطية واضح وفعال ، من المهم أن يكون لديك إحساس واضح بأهدافك وأغراضك.

  • هناك طريقة جيدة للتأكد من أن أفكارك حول هذه الموضوعات واضحة وهي الحصول على ثلاث قطع من الورق الفارغ وتسميتها "لماذا أكتب هذه الرسالة" و "الغرض من هذه الرسالة" و "أفكار أخرى".
  • دون القلق بشأن التفاصيل ، خذ بضع دقائق واكتب أفكارك على هذه الأوراق الثلاث. قم بإعداد قوائم وناقش الأفكار الكبيرة التي لديك حول الموقف الذي دفعك لكتابة الرسالة ، وما إذا كنت ستحصل على ما تريد منه ، وأي معلومات مهمة أخرى قد تحتاجها.
اكتب خطاب طلب الخطوة 2
اكتب خطاب طلب الخطوة 2

الخطوة الثانية. فكر في جمهورك

من الضروري تحديد النغمة الصحيحة لرسالتك فهم الجمهور الذي تكتب إليه. بعد إلهامك الأولي ، اكتب على ورقة أخرى ما تعرفه عن مستلم الرسالة.

  • على سبيل المثال ، ما هو موقف هذا الشخص ، وكيف يمكنه مساعدتك؟ هل يمكن لهذا الشخص اتخاذ قرار نهائي بشأن طلبك ، أو اتخاذ قرار بشأن ما إذا كان سيمرر طلبك إلى سلطة أعلى أم لا؟
  • من الجيد أيضًا التفكير في معرفة مستلم الرسالة التي تكتبها. إذا لم يكن القارئ على دراية جيدة بالموضوع الذي تكتب عنه ، فسيتطلب ذلك نوعًا مختلفًا من الكتابة (أي استخدام لغة أبسط وتضمين المزيد من المعلومات الأساسية) عما إذا كان المستلم بالفعل خبيرًا في هذا الموضوع.
اكتب خطاب طلب الخطوة 3
اكتب خطاب طلب الخطوة 3

الخطوة 3. قم بعمل مخطط

قبل أن تبدأ في تكوين الرسالة فعليًا ، قم بإنشاء مخطط تفصيلي لتنظيم أفكارك في ترتيب منطقي ومتماسك.

ضع في اعتبارك النقاط الرئيسية التي تريد معالجتها والنقاط الثانوية التي ستستخدمها لدعم تلك النقاط. تأكد من تنظيم أفكارك بطريقة منطقية للقارئ

جزء 2 من 3: كتابة مسودة

اكتب خطاب طلب الخطوة 4
اكتب خطاب طلب الخطوة 4

الخطوة 1. استخدم التنسيق المناسب

تعد كتابة رسالتك بالتنسيق الصحيح والمهني لرسالة العمل طريقة جيدة لترك انطباع أول إيجابي.

  • في الزاوية اليسرى العلوية ، يجب عليك أولاً تضمين عنوانك الكامل ، وثانيًا ، التاريخ ، وثالثًا ، عنوان المرسل الكامل. يجب ألا يكون هناك خط مسافة بين كل منهما.
  • يمكنك أيضًا تضمين سطر الموضوع بعد عنوان المستلم ، ولكن هذا اختياري.
اكتب خطاب طلب الخطوة 5
اكتب خطاب طلب الخطوة 5

الخطوة 2. ابدأ بتحية

ابدأ النص الرئيسي لرسالتك بتحية مناسبة ومحترمة.

  • إذا كنت تعرف الشخص الذي تكتب إليه ، فيمكنك استخدام اسمه الأول ، على سبيل المثال ، "كارو ريناتو". خلاف ذلك ، يجب عليك استخدام لقب الشخص والمسمى الوظيفي المناسب (على سبيل المثال ، دكتور ، سيدي ، سيدتي).
  • إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي تكتب إليه ، فاستخدم تحية مثل "سيدي أو سيدتي" أو "لمن يهمه الأمر".
اكتب خطاب طلب الخطوة 6
اكتب خطاب طلب الخطوة 6

الخطوة 3. اكتب فقرة تمهيدية

في الفقرة الأولى من أي خطاب طلب ، ستحتاج إلى تقديم نفسك بوضوح وإيجاز الغرض من الرسالة ، على سبيل المثال ، أكتب على أمل أن تفكر في تقديم مساهمة إلى الصندوق الخيري.

  • إذا كان لديك أي تفاعلات سابقة مع متلقي الرسالة ، فإن الفقرة الافتتاحية هي أيضًا مكان جيد لتذكيرهم بالطبيعة أو ارتباطهم ، أو جهة الاتصال التي كنت قد حصلت عليها في الماضي.
  • على سبيل المثال: "أنا طالب في صف الدراما 101" ، أو "أنا رئيس الصندوق الخيري ، وهي منظمة ساعدتها بسخاء على مدار السنوات العشر الماضية" ، أو "لقد اتصلت بك الشهر الماضي بشأن إمكانية رحلة صفية إلى مدينة الملاهي الخاصة بك ".
  • لا يعد إنشاء اتصال مفيدًا للمتلقي فحسب ، بل يمكنه أيضًا تعزيز مشاعر القرابة معك ، مما قد يزيد من فرص قبول طلبك.
اكتب خطاب طلب الخطوة 7
اكتب خطاب طلب الخطوة 7

الخطوة 4. اكتب فقرة للجسم

يجب أن يوفر هذا (أو هذه) سياقًا ومعلومات إضافية ومزيدًا من التفاصيل المحددة حول طلبك. هذه فرصتك لتشرح بالضبط ما تطلبه ولماذا يجب أن يتم منح طلبك.

  • كن كاملًا ولكن موجزًا. يجب أن تشرح بوضوح ما تطلبه ولماذا يستحق الموضوع التفكير فيه ، لكن القارئ لن يرغب في قراءة قصة حياتك.
  • كن مباشرًا ومحددًا بشأن ما تطلبه. لا ينبغي أن يكون لدى المتلقي أي شك فيما تريد. على سبيل المثال: "آمل أن تفكر في تكرار مساهمتك السخية هذا العام" ، أو "سأطلب بكل احترام فرصة لإعادة تقديم هذا الطلب".
  • كن مهذبًا واستخدم نبرة مناسبة للقارئ.
  • كن حقيقيًا واحتفظ بمشاعرك تحت السيطرة. إذا كان لا بد من مناقشة مشاعرك حول قضية ما ، فذكرها بدلاً من أن تكون عاطفيًا حقًا ، على سبيل المثال ، "شعرت بخيبة أمل حقًا عندما رأيت درجتي" ، وليس "أنا مجنون حقًا بهذه السلسلة!"
اكتب خطاب طلب الخطوة 8
اكتب خطاب طلب الخطوة 8

الخطوة 5. اكتب فقرة ختامية

في فقرتك الأخيرة ، يجب أن تجعل المستلم على دراية بأي قيود ذات صلة وأن تعرب أيضًا عن امتنانك للنظر في طلبه.

  • على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب لطلب معلومات أو لقاء مع شخص ما يجب أن يتم قبل تاريخ معين ليكون مفيدًا ، فقم بتوضيح ذلك بأدب في الخاتمة.
  • حتى إذا لم يوافق المستلم على طلبك في النهاية ، فإن حقيقة أنه استغرق وقتًا لقراءة رسالتك والنظر في رغباتك تستحق الشكر.
اكتب خطاب طلب الخطوة 9
اكتب خطاب طلب الخطوة 9

الخطوة 6. أضف الإغلاق

أخيرًا ، تحتاج رسالتك إلى خاتمة مناسبة ومهذبة. تشمل الخيارات الجيدة "احترامًا" أو "مع خالص التقدير" أو "أطيب التمنيات" ، متبوعًا باسمك.

  • إذا كنت ترسل حرفًا فعليًا ، فاترك أربعة أسطر فارغة بين الاسم الختامي واسمك المكتوب. في هذه المساحة ، قم بتسجيل اسمك بالقلم.
  • إذا كنت تكتب بخط يدك ، فيجب أن تأتي هذه المعلومات بعد الإغلاق ، على سبيل المثال ، "الملحق: 2".

جزء 3 من 3: إنهاء الرسالة

اكتب خطاب طلب الخطوة 10
اكتب خطاب طلب الخطوة 10

الخطوة 1. استرخ

بعد الانتهاء من المسودة الأولى لرسالتك ، ضعها جانبًا لبضعة أيام إذا سمح الوقت بذلك. سيعطيك هذا منظورًا مختلفًا عنه عندما تعود إليه.

اكتب خطاب طلب الخطوة 11
اكتب خطاب طلب الخطوة 11

الخطوة الثانية. راجع الخطاب وأعد كتابته

يرجى القراءة بعناية للتأكد من أن كتابتك واضحة ، وتتدفق بشكل جيد ، وتفي بالأهداف التي حددتها لتحقيقها في الجزء 1. قم بإجراء أي تنقيحات ضرورية.

من الطرق الجيدة لتقييم كتابتك قراءة الرسالة بصوت عالٍ. سيساعدك هذا على اكتشاف أي كلمات مفقودة والتعرف بشكل عام على ما إذا كانت اللغة تتدفق جيدًا وتضرب النغمة الصحيحة

اكتب خطاب طلب الخطوة 12
اكتب خطاب طلب الخطوة 12

الخطوة 3. تصحيح الرسم النهائي

بمجرد الانتهاء من جميع تعديلات الخلفية ، ألق نظرة أخرى على الحرف للتحقق من أي أخطاء إملائية ونحوية ارتكبتها في المرة الأولى.

إنها لفكرة جيدة أن يكون لديك شخص ما يقرأ رسالتك لهذا الغرض أيضًا. من الأسهل بكثير أن تتجاهل أخطائك

اكتب خطاب طلب الخطوة 13
اكتب خطاب طلب الخطوة 13

الخطوة 4. أرسل رسالتك

أرسل رسالتك إلى المستلم الخاص بك. تأكد من الاحتفاظ بنسخة من سجلاتك حتى يتم حل المشكلة.

نصائح

  • اجعل طلبك سهلاً قدر الإمكان ، ووضح ما يمكن أن يفعله المستلم لمساعدتك ، وقدم أي معلومات قد تكون مفيدة له في منح طلبك. على سبيل المثال ، إذا كنت تطلب خطاب توصية ، ففكر في تضمين سيرتك الذاتية.
  • في الوقت نفسه ، تأكد من الالتزام بالنقطة الرئيسية لرسالتك. قد تتسبب كثرة المعلومات ، خاصة عندما لا تكون ذات قيمة للقارئ ، في تشتيت الانتباه والتشويش.
  • قدم طلبك بثقة وكن مقنعًا ، لكن لا تطلب الأمر.

إشعارات

  • يمكن أن يؤدي التهجئة والقواعد السيئة إلى إحداث الكثير من الضرر لحرف ما. يمكن أن يشتت انتباه القارئ ويمكن أن يخلق انطباعًا بأنك لا تهتم بما يكفي بشأن طلبك للحصول عليه بشكل صحيح. صح دائمًا ، وحيثما أمكن ، اجعل القارئ الثاني يلقي نظرة على رسالتك.
  • لا تحاول التلاعب بالقارئ من خلال مناشدات عاطفية أو تهديدات أو وعود غير واقعية. من المرجح أن تسيء هذه الأنواع من المناشدات للقارئ أكثر من إقناعه.

موصى به: